expertenaustausch > etc.* > etc.beruf.selbstaendig

Michael Holzt (29.09.2010, 18:42)
Ich war schon seit längerem auf der Suche nach einer Alternative zum Versand
von Rechnungen als PDF per Mail. Denn wenn man da alles richtig machen will,
dann ist das durchaus signifikanter Aufwand (z.B. für eine Signaturkarte) und
auch mit Kosten verbunden. Zudem erzwinge ich damit auch bei meinen Kunden
Aufwand, die ja gezwungen sind die eingegangenen Rechnungen zu prüfen. Auch
die verschiedenen Anbieter die gegen Geld sowohl die Signatur übernehmen wie
auch direkt ein Prüfprotokoll mitschicken erschienen mir keine Lösung, da
die Rechtmäßigkeit dieser Angebote nach meiner Meinung alles andere als klar
ist.

Deswegen habe ich mich entschieden Rechnungen ganz altmodisch per Brief zu
schicken. Schon vor einiger Zeit war ich über das Angebot der Deutschen Post
gestolpert (), aber dieses ist recht teuer. Eine
mögliche Alternative ist der E-Post-Brief, aber da soll das Hochladen
eigener Vorlagen wohl problematisch sein, auch setzt der Dienst dann selber
die Anschrift des Empfängers in den Brief ein.

Vor wenigen Tagen bin ich nun über gestolpert und fand
die Konditionen direkt überzeugend. Nicht nur enthält das Porto dort 19%
USt. wodurch das Porto von 55 auf 46 Cent sinkt, auch ist die Verarbeitung
eines Briefes mit nicht mal 13 Cent (s/w, 1 Seite) sehr günstig. Da man bei
Neuanmeldung zu allem Überfluss auch noch 5 EUR Guthaben geschenkt bekommt,
habe ich das Angebot einmal ausprobiert.

Da ich kein Windows-Benutzer bin, habe ich die angebotene Lösung mittels
speziellem Druckertreiber nicht probiert. War aber auch nicht nötig, denn
auch unter Linux ist die Nutzung ein Kinderspiel. Man erzeugt einfach ein
PDF - inkl. Empfängeranschrift im Fenster - und kann das dann per SFTP auf
den Server hochladen. Dort liest eine OCR automatisch die Anschrift aus um
das Porto zu ermitteln. Einzig der Dateiname muss einem bestimmten Format
entsprechen über das die Optionen wie Farbdruck etc. kodiert werden.

Ich habe noch 4 Cent aufgeschlagen weil ich Farbdruck wollte. Für insgesamt
nun also nicht einmal 63 Cent (netto) habe ich mir selber einen einseitigen
Brief in Farbe geschickt. Der Druck ist völlig einwandfrei, ebenso die
weitere Verarbeitung. Einzig muss ich meine Vorlage etwas anpassen, da beim
verwendeten Wickelfalz anders gefalzt wird als ich das mache und dadurch das
ganze leicht verschoben ist.

Ich bin sehr zufrieden und werde den Dienst wohl öfter nutzen denn für
praktisch nur 8 Cent über dem Porto welches ich sonst umsatzsteuerfrei
bezahlt hätte kann ich wahrlich nicht selber drucken. Und auch die Nutung
eines Dienstleister der mir eine elektronische Signatur erzeugt kommt nicht
wirklich billiger.

Insofern, wer seinen Kunden den Krampf mit Signaturprüfung etc. ersparen
will, könnte an dem Angebot auch interessiert sein. Oder auch wer einfach
nur einen Brief verschicken will.
Dietz Proepper (29.09.2010, 19:14)
Michael Holzt wrote:

> Ich war schon seit längerem auf der Suche nach einer Alternative zum Versand
> von Rechnungen als PDF per Mail. Denn wenn man da alles richtig machen will,
> dann ist das durchaus signifikanter Aufwand (z.B. für eine Signaturkarte)
> und auch mit Kosten verbunden. Zudem erzwinge ich damit auch bei meinen
> Kunden Aufwand, die ja gezwungen sind die eingegangenen Rechnungen zu
> prüfen. Auch die verschiedenen Anbieter die gegen Geld sowohl die Signatur
> übernehmen wie auch direkt ein Prüfprotokoll mitschicken erschienen mir
> keine Lösung, da die Rechtmäßigkeit dieser Angebote nach meiner Meinung
> alles andere als klar ist.


Ack.

> Deswegen habe ich mich entschieden Rechnungen ganz altmodisch per Brief zu
> schicken.


Gute Idee.

> Vor wenigen Tagen bin ich nun über gestolpert und fand [...]
> Ich bin sehr zufrieden und werde den Dienst wohl öfter nutzen denn für
> praktisch nur 8 Cent über dem Porto welches ich sonst umsatzsteuerfrei
> bezahlt hätte kann ich wahrlich nicht selber drucken. Und auch die Nutung
> eines Dienstleister der mir eine elektronische Signatur erzeugt kommt nicht
> wirklich billiger.
> Insofern, wer seinen Kunden den Krampf mit Signaturprüfung etc. ersparen
> will, könnte an dem Angebot auch interessiert sein. Oder auch wer einfach
> nur einen Brief verschicken will.


Mal eine ganz dumme Frage - mein Farblaser druckt Briefe zu ca. 12ct/Seite
(geschätzt). Ich versende im Monat vielleicht fünf Rechnungen mit zwei bis
drei Seiten. Das sind Kosten von EUR 1,50. Wenn ich die Zeit zum Falten und
Verpacken dazu nehme komme ich auf Kosten in Höhe von EUR 10. Das ist
deutlichst unter 1% des Monatsgewinns. Selbst wenn Du 100 Rechnungen pro Monat
verschickt bleiben die Kosten unter EUR 50. Und wenn das bei Dir mehr als 1%%
der Betriebskosten verursacht dann machst Du irgendwas richtig falsch ;-).

Kurz, wie viele Jahre musst Du Briefe verschicken, bis sich der Aufwand
amortisiert hat?
Michael Holzt (29.09.2010, 19:35)
Dietz Proepper wrote:
> Mal eine ganz dumme Frage - mein Farblaser druckt Briefe zu ca. 12ct/Seite
> (geschätzt). Ich versende im Monat vielleicht fünf Rechnungen mit zwei bis
> drei Seiten. Das sind Kosten von EUR 1,50. Wenn ich die Zeit zum Falten und
> Verpacken dazu nehme komme ich auf Kosten in Höhe von EUR 10. [...]
> Kurz, wie viele Jahre musst Du Briefe verschicken, bis sich der Aufwand
> amortisiert hat?


Ich verstehe die Frage nicht. Welcher Aufwand soll sich amortisieren?
Dietz Proepper (29.09.2010, 20:02)
Michael Holzt wrote:

> Dietz Proepper wrote:
> [...]
> Ich verstehe die Frage nicht. Welcher Aufwand soll sich amortisieren?


Das Ganze zu evaluieren. Nicht das eigene Papier verwenden zu können.
Michael Holzt (29.09.2010, 20:31)
Dietz Proepper wrote:
> Das Ganze zu evaluieren. Nicht das eigene Papier verwenden zu können.


Jetzt wirst Du albern. Die Evaluation hat wenige Minuten gedauert.
Diese sind schon durch die 5 Euro Startguthaben aufgewogen.

Das ganze erleichtert mir die Arbeit enorm. PDF erzeuge ich (mit LaTeX)
eh schon, den Upload kann ich prima skripten. Ich spare mir also: Öffnen
des PDFs, Ausdruck, Falten, Eintüten, Briefmarke aufkleben (wenn ich denn
eine da habe), Transport zum Briefkasten (nein, ich habe keinen auf
meinem üblichen Weg).

Alleine durch das günstigere Porto sowie den Wegfall von Kosten für Toner,
Papier und Umschlag spare ich ein, wenn auch nicht signifikant. Aber ich
würde für den Service sogar was drauflegen, denn all die Arbeitsschritte
zuvor gehen mir einfach nur fürchterlich auf den Zeiger.

Eigenes Briefpapier habe ich eh nicht, da ich den Briefbogen einfach mit
ausdrucken kann. Wo Du doch so mit spitzer Feder rechnest: Hast Du Dir
eigentlich mal überlegt, ob eigenes Briefpapier - wie Du es offenbar hast -
sich eigentlich amortisiert? Insbesondere wenn die Kunden auch PDF genommen
hätten...
Martin Hotze (29.09.2010, 20:57)
Am 29.09.2010 18:42, schrieb Michael Holzt:
> Ich war schon seit längerem auf der Suche nach einer Alternative zum Versand
> von Rechnungen als PDF per Mail. Denn wenn man da alles richtig machen will,
> dann ist das durchaus signifikanter Aufwand (z.B. für eine Signaturkarte) und


ACK.

> auch mit Kosten verbunden. Zudem erzwinge ich damit auch bei meinen Kunden
> Aufwand, die ja gezwungen sind die eingegangenen Rechnungen zu prüfen.


... und die Kunden müssen _die_ _Datei_ les- und prüfbar Vorhalten. Der
Ausdruck der Rechnung gilt nicht.

und: Seitens der EU gibt es eine Initiative die digitale Signatur bis
ca. 2013 abzuschaffen. Fraglich also ob JETZT eine derartige Umstellung
zielführend ist.

#m
Dietz Proepper (29.09.2010, 21:28)
Michael Holzt wrote:

> Dietz Proepper wrote:
>> Das Ganze zu evaluieren. Nicht das eigene Papier verwenden zu können.

> Jetzt wirst Du albern. Die Evaluation hat wenige Minuten gedauert.


Aha. Ich hatte Dich so verstanden dass Du vorher andere Alternativen
durchgegangen warst. Das Skripten, was Du unten erwähnst ist sicher auch nicht
in 0-Zeit gemacht. Und wenn der Dienstleister irgendwann Deine PDFs mal in
kaputt ausdruckt oder Du mit Deinem Generator in die Ka**e gelangt hast dann
merkst Du es auch erst wenn es etwas spät ist. Zugegeben, viele Kunden sind
sowas heutzutage gewöhnt.

> Diese sind schon durch die 5 Euro Startguthaben aufgewogen.


Hmm. Fünf Euro halten mich z.B. wirklich nur *sehr* wenige Minuten am Laufen.

> Das ganze erleichtert mir die Arbeit enorm. PDF erzeuge ich (mit LaTeX)
> eh schon, den Upload kann ich prima skripten. Ich spare mir also: Öffnen
> des PDFs, Ausdruck, Falten, Eintüten, Briefmarke aufkleben (wenn ich denn
> eine da habe), Transport zum Briefkasten (nein, ich habe keinen auf
> meinem üblichen Weg).
> Alleine durch das günstigere Porto sowie den Wegfall von Kosten für Toner,
> Papier und Umschlag spare ich ein, wenn auch nicht signifikant. Aber ich
> würde für den Service sogar was drauflegen, denn all die Arbeitsschritte
> zuvor gehen mir einfach nur fürchterlich auf den Zeiger.


Gut, das sind dann die immateriellen Aktiva. Ich persönlich liebe den Vorgang,
eine Rechnung zu tippen (ja, Vorlagen habe ich. Aber keine FIBU, das kann
meine StB viel besser als ich), auszudrucken, einzutüten und 1-2 mal im Monat
zum Briefkasten zu tragen (gut, der ist ca. 50m entfernt). Ist sowas
ähnliches, wie einen Wunschzettel (der aber in aller Regel genau wie gewünscht
geliefert wird) zu schreiben.

> Eigenes Briefpapier habe ich eh nicht, da ich den Briefbogen einfach mit
> ausdrucken kann. Wo Du doch so mit spitzer Feder rechnest:


Tue ich das?

> Hast Du Dir
> eigentlich mal überlegt, ob eigenes Briefpapier - wie Du es offenbar hast -


Habe ich das? Für $wichtiges verwende ich einfach 100g-Papier mit schöner
Haptik und Farbe ("Farbe" wie in Weiß, es ist beachtlich, wie z.B. ein ganz
leichter Blaustich die Wirkung verändert). Und weiß, welche Farben mein
Drucker auf dem Papier wie 'raus bringt.

> sich eigentlich amortisiert? Insbesondere wenn die Kunden auch PDF genommen
> hätten...


Ich bin stellenweise schrecklich altmodisch. Rechnungen, Angebote usw.
üblicherweise per snail mail. Insbesondere bei letzteren kann ich dann das
Aussehen selber bestimmen. Und bei größeren Sachen hat sich die "hochwertige"
Mappe (EUR 1,50 wenn man 50 am Stück bestellt, letzte Bestellung irgendwann
2003 oder so, 10 sind noch da, 100g-Papier ähnlich, wenn die alle sind wird
das wieder ein richtiges Drama weil die Lieferanten von damals...) bisher
durchaus bewährt.

Glaub's mir oder lass' es sein - es ist mir schon deutlich mehr als einmal vor
gekommen dass $kunde im Nachhinein meinte, man hätte ja ein paar Anbieter mit
meiner Qualifikation usw. gehabt. Aber meine initiale Präsentation sei einfach
die schlüssigste gewesen. Nein. Das ist jetzt nicht die HB-Clownerei. Einfach
dem Kunden von Anfang an vermitteln dass man ihn ernst nimmt und für ihn auch
Zeit investiert.

Achja. Einer der Gründe aus denen ich zu selbsternannten Coaches ein eher
gespanntes Verhältnis habe - die letzten beiden, welche mich beglücken wollten
meinten, papierne Angebote seien ja so Neunziger...

Und um nochmal an den Anfang zu gehen - ich habe mir abgewöhnt, Posten unter
1% Gewinn auch nur an zufassen. Das bringt *nix*. Nada. Niente. Jede Sekunde,
die man darauf verwendet ist verschwendet.

Abgesehen davon - hey, wollte Dir nicht die Freude verderben.
Michael Holzt (29.09.2010, 21:30)
Martin Hotze wrote:
> und: Seitens der EU gibt es eine Initiative die digitale Signatur bis
> ca. 2013 abzuschaffen. Fraglich also ob JETZT eine derartige Umstellung
> zielführend ist.


Zuletzt las ich, daß nur geplant sei auch alternative Methoden zur Sicherung
zuzulassen. Es wird wohl Extraaufwand bleiben und vermutlich weiter für
beide Seiten.
Dietz Proepper (29.09.2010, 21:36)
Martin Hotze wrote:

> Am 29.09.2010 18:42, schrieb Michael Holzt:
>> Ich war schon seit längerem auf der Suche nach einer Alternative zum
>> Versand von Rechnungen als PDF per Mail. Denn wenn man da alles richtig
>> machen will, dann ist das durchaus signifikanter Aufwand (z.B. für eine
>> Signaturkarte) und

> ACK.


Seufz. Dass ich Dir mal ebenfalls Ack sagen muss ;-).

>> auch mit Kosten verbunden. Zudem erzwinge ich damit auch bei meinen Kunden
>> Aufwand, die ja gezwungen sind die eingegangenen Rechnungen zu prüfen.

> ... und die Kunden müssen _die_ _Datei_ les- und prüfbar Vorhalten. Der
> Ausdruck der Rechnung gilt nicht.


Der erfahrene Steuerbetrüger faltet die selber ausgedruckten einmal und heftet
sie hernach ab...

> und: Seitens der EU gibt es eine Initiative die digitale Signatur bis
> ca. 2013 abzuschaffen. Fraglich also ob JETZT eine derartige Umstellung
> zielführend ist.


Ganz so einfach ist das nicht. Iirc wurde nur beschlossen dass digitale
Rechnungen vereinfacht werden sollen. Das lässt viel Spielraum.
Meine StB meint hierzu, "ok, wir habe die Rechnung und die Zahlung. Mit den
beiden lasse ich mich jederzeit auf einen Gang zum Gericht ein."
Martina Diel (29.09.2010, 23:41)
* Michael Holzt <spam>:

> Ich war schon seit längerem auf der Suche nach einer Alternative zum Versand
> von Rechnungen als PDF per Mail. Denn wenn man da alles richtig machen will,
> dann ist das durchaus signifikanter Aufwand (z.B. für eine Signaturkarte) und
> auch mit Kosten verbunden.


Den Aufwand brauchst du doch aber sowieso nur mit
vorsteuerabzugsberechtigen Kunden zu treiben, oder? (Okay, vermutlich
bist du implizit davon ausgegangen)

[Onlinebrief24]

Klingt interessant, danke für den Bericht.
Frank Müller (30.09.2010, 02:19)
Hallo Dietz,

Dietz Proepper wrote:

>>> auch mit Kosten verbunden. Zudem erzwinge ich damit auch bei meinen
>>> Kunden Aufwand, die ja gezwungen sind die eingegangenen Rechnungen
>>> zu prüfen.


>> ... und die Kunden müssen _die_ _Datei_ les- und prüfbar Vorhalten.
>> Der Ausdruck der Rechnung gilt nicht.


> Der erfahrene Steuerbetrüger faltet die selber ausgedruckten einmal
> und heftet sie hernach ab...


Und erfahrene Prüfer könnten das durchaus erkennen wollen, bzw.
ermitteln wollen wenn sie nur hinreichend Verdacht haben, dass
dem so sein könnte.

Und wer will schon "erfahrenen Steuerbetrüger" als Kunden? <vbg>

>> und: Seitens der EU gibt es eine Initiative die digitale Signatur bis
>> ca. 2013 abzuschaffen. Fraglich also ob JETZT eine derartige
>> Umstellung zielführend ist.


> Ganz so einfach ist das nicht. Iirc wurde nur beschlossen dass
> digitale Rechnungen vereinfacht werden sollen. Das lässt viel
> Spielraum.
> Meine StB meint hierzu, "ok, wir habe die Rechnung und die Zahlung.
> Mit den beiden lasse ich mich jederzeit auf einen Gang zum Gericht
> ein."


Was hat deine STB damit zu tun? Du bist doch als Rechnungssteller
nicht davon betroffen wenn der Rechnungsempfänger etwas nicht
richtig macht und ihm evtl. der Vorsteuerabzug gestrichen wird.

Aber andererseits fällt mir grade so ein:
Muss ein Kunde überhaupt eine per E-Mail geschickte Rechnung
akzeptieren auch wenn sie richtig signiert ist usw.? Ich habe Kunden
die damit z.B. gar nichts anfangen könnten, nicht mal wissen was
eine Signatur ist usw. Bei denen bevorzuge ich auch den "altmodischen"
weg per Post.

Gruß,
Frank
Lutz Schulze (30.09.2010, 07:02)
Am Wed, 29 Sep 2010 21:28:58 +0200 schrieb Dietz Proepper:

> Und um nochmal an den Anfang zu gehen - ich habe mir abgewöhnt, Posten unter
> 1% Gewinn auch nur an zufassen. Das bringt *nix*. Nada. Niente. Jede Sekunde,
> die man darauf verwendet ist verschwendet.


Ack

Man kann sein Unternehmen auch überorganisieren.

Lutz
Dietz Proepper (30.09.2010, 10:18)
Frank Müller wrote:

> Dietz Proepper wrote:
> Was hat deine STB damit zu tun? Du bist doch als Rechnungssteller
> nicht davon betroffen wenn der Rechnungsempfänger etwas nicht
> richtig macht und ihm evtl. der Vorsteuerabzug gestrichen wird.


Gelegentlich erhalte ich au Rechnungen ;-).

> Aber andererseits fällt mir grade so ein:
> Muss ein Kunde überhaupt eine per E-Mail geschickte Rechnung
> akzeptieren auch wenn sie richtig signiert ist usw.?


Vermutlich.
Bodo Rzany (30.09.2010, 10:29)
On 29.09.2010 21:28, Dietz Proepper wrote:
> Gut, das sind dann die immateriellen Aktiva. Ich persönlich liebe denVorgang,
> eine Rechnung zu tippen


Ich auch. Aber das hängt vielleicht auch etwas mit der Höhe der
Rechnungsbeträge zusammen. ;-)

> Ich bin stellenweise schrecklich altmodisch. Rechnungen, Angebote usw.
> üblicherweise per snail mail. Insbesondere bei letzteren kann ich dann das
> Aussehen selber bestimmen. Und bei größeren Sachen hat sich die "hochwertige"
> Mappe (EUR 1,50 wenn man 50 am Stück bestellt, letzte Bestellung irgendwann
> 2003 oder so, 10 sind noch da, 100g-Papier ähnlich, wenn die alle sind wird
> das wieder ein richtiges Drama weil die Lieferanten von damals...) bisher
> durchaus bewährt.


Im Prinzip stimme ich Dir zu, erlebe aber selbst immer häufiger, daß
die Kunden explizit nur PDF-Angebote haben wollen, um diese dann direkt
in ihrer EDV ablegen zu können. Die Aufträge kommen aber dann eigentlich
immer per "richtiger" Post.

Bodo
Bodo Rzany (30.09.2010, 10:35)
On 30.09.2010 02:19, Frank Müller wrote:
> Dietz Proepper wrote:
> Was hat deine STB damit zu tun? Du bist doch als Rechnungssteller
> nicht davon betroffen wenn der Rechnungsempfänger etwas nicht
> richtig macht und ihm evtl. der Vorsteuerabzug gestrichen wird.


Ich glaube, Dietz meint die andere Rechnungsrichtung. Und da stimme
ich mit seinem Steuerberater völlig überein, da ich vermute, daß die
Anordnung des ab und zu in einen Abgrund blickenden Herrn Steinbrück
einer gerichtlichen Überprüfung wohl nicht standhielte. Andererseits
sind natürlich meine Zulieferrechnungen oft so klein, daß sich der
Aufwand wegen des Vorsteuerbetrages wohl kaum lohnen würde.

Bodo

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